Plikt til systematisering av dokumentasjon

Dokumentasjonen som brukes som grunnlag for bokføring i et regnskap kalles for bilag og skal inneholde visse typer informasjon. For å kunne se at regnskapet er fullstendig har du plikt til systematisering av dokumentasjon, hvor bilagene skal systematiseres på en måte som gjør det mulig å kontrollere dette.

Systematisering av dokumentasjon for god regnskapskontroll

Det skilles mellom primær- og sekundærdokumentasjon, hvor primærdokumentasjonen benyttes som grunnlag for selve bokføringen mens sekundærdokumentasjonen gjerne er tilleggsdokumentasjon som ikke er direkte knyttet til noen transaksjoner i regnskapet.

Eksempler på primærdokumentasjon er fakturaer, timelister eller betalingsbilag, mens sekundærdokumentasjon kan være salgsavtaler, ordresedler eller andre avtaler som er av betydning for virksomheten.

Primær- og sekundærdokumentasjon skal henholdsvis oppbevares i 5 og 3,5 år.

Et bilag skal inneholde visse typer informasjon, hvor et viktig krav er at bilagene skal være korrekte og fullstendige, og det skal aldri være tvil om at bilagene har tilknytning til din virksomhet. Ulike bilagstyper har også ulike krav knyttet til seg.

For å kunne se at regnskapet er fullstendig, skal bilagene systematiseres på en måte som gjør det mulig å kontrollere dette. For å kunne holde oversikt og systematisere på denne måten er det viktig å ha et system for å oppbevare og ta vare på bilagene. For de fleste små bedrifter er det greit å systematisere bilagene i en perm med skillekort for å skille mellom ulike bilagstyper.

Hvordan det er mest hensiktsmessig å systematisere bilag vil variere mellom ulike virksomheter, og dagens teknologi åpner for digitale alternativer som gjør at du kan kvitte deg med papirbilag. Men husk å skanne bilagene først for å kunne oppbevare tidligere bilag elektronisk! Har du en regnskapsfører avtales det hvordan bilagene skal systematiseres

Uavhengig av hvordan du mener det er mest hensiktsmessig å systematisere bilagene for din virksomhet, skal de påføres en henvisning til hvor i regnskapet bilaget er bokført. Bilagene skal være fortløpende nummerert og uten hull i nummerserien – ved eventuelle hull må de forklares. Flere nummerserier kan benyttes for ulike bilag hvis det er hensiktsmessig.

Om du skal bokføre selv eller om du benytter deg av en regnskapsfører, anbefales det at bilagene sorteres så snart du får dem. Slik får du kontroll og oversikt, og arbeidet knyttet til både bokføringen og regnskapsføringen blir enklere og mindre tidkrevende. Dette vil redusere prisen du må betale om du benytter deg av en regnskapsfører.

Husk at et bilag kan anses som et verdipapir – en faktura for et kjøp du har gjort i tilknytning til bedriften er med på å redusere skattegrunnlaget!

Dokumentasjon av kontantsalg

Det stilles strenge krav til salgsdokumentasjon, hvor kravene til dokumentasjon avhenger av om du skal selge kontant eller på kreditt (sender faktura).

Kontantsalg er definert som salg der kjøperen betaler for varen når den mottas, ved betaling i form av kontanter, bankkort eller ulike betalingsløsninger på mobil. Ved kontantsalg kreves det at du har et kassaapparat eller et program som tilfredsstiller kravene i bokføringsreglene.

De aller fleste leverandører av kassasystemer har løsninger som ivaretar kravet til salgsdokumentasjon. Mange leverandører tilbyr også pakkeløsninger der bankterminal og kassaapparat er integrert i hverandre, i tillegg til betalingsløsninger på mobil.

I enkelte bransjer er det enda mer spesifiserte krav til kontantsalg, dette gjelder blant annet for frisører, taxinæringen og serveringssteder med alkoholservering. I Bokføringsforskriftens kapittel 8 finner du disse særreglene.

Plikt til systematisering av dokumentasjon henger sammen med andre plikter

Plikten du som bedriftsleder har til systematisering av dokumentasjon er kun én av flere plikter du må forholde deg til, og må sees i sammenheng med din bokføringsplikt og regnskapsplikt, i tillegg til din plikt til bruk av reskontro.

Mer informasjon om regnskap?

Ta gjerne kontakt med oss for å høre mer om våre regnskapstjenester, eller se regnskap for mer informasjon.