Manuelle rutiner

Til tross for at vi som privatpersoner i Norge er ledende på bruk av digitale verktøy, opererer norske bedrifter med høy grad av manuelle rutiner – transportbedrifter inkludert. Vi ser at unødig mye tid og ressurser går med til dette, og at det forekommer høy grad av «flytting av papir». Derfor ønsker vi å bidra til at vanlige rutiner og prosesser i transportbransjen digitaliseres og automatiseres – for at din bedrift kan legge fokus på det som driver den fremover.

Mindre manuelt arbeid frigjør tid og ressurser til kjøring

ABC Transport AS viste seg å være blant de mange bedriftene i bransjen som ikke hadde fokus på digitalisering og automatisering. De uttrykte også at de var noe skeptiske til selve prosessen med å iverksette tiltak for å digitalisere og automatisere rutiner og prosesser, fordi de var redde for at det skulle bli omfattende og tidkrevende, og dermed «koste mer enn det smakte».

Til tross for dette, lot ABC Transport AS  oss innføre vårt digitale styringssystem for en prøveperiode. På denne måten fikk de testet ut hvordan disse løsningene kunne forenkle deres jobbhverdag – hvor de kunne bruke den frigjorte tiden fra administrative oppgaver til andre ting. 

Resultat

Det digitale styringssystemet dekket ABC Transport AS sine behov innen økonomiske og administrative oppgaver, hvor løsninger for blant annet elektronisk timeregistrering i tillegg til automatisering av innkommende- og utgående faktura ble hovedfokus i første omgang.

Det kan nevnes at sjåførene satte ekstra stor pris på løsningen for timeregistrering, som er skybasert og dermed er godt tilrettelagt for at de kan registrere timer ved bruk av mobilen når enn det måtte passe de. 

Daglig leder, som også har rollen som økonomiansvarlig, oppfattet systemene som brukervennlige. Til tross for at automatisering av innkommende- og utgående faktura er blant de enkleste prosessene å digitalisere i en bedrift, opplevde han at dette sparte han for mye tid i løpet av en arbeidsuke.

Når det gjelder automatisering av innkommende faktura, foregår dette ved at de leses i økonomisystemet og konteres i henhold til forutbestemte regler. Daglig leders oppgave ble dermed redusert til attestering av fakturaene. For utgående faktura er prosessen motsatt; en faktura sendes fra eget økonomisystem til mottakerens økonomisystem, noe daglig leder i ABC Transport AS opplevde at ga ham bedre kontroll når det gjaldt hva som skulle betales og til hvilken tid.

Daglig leder i ABC Transport AS har gjennom prøveperioden erfart at han har bedre oversikt enn tidligere, spesielt fordi systemet gir styringsinformasjon i sanntid. I tillegg har både han og sjåførene lagt merke til at systemet har frigjort kapasitet, hvor de ser at de nå kan bruke den frigjorte tiden til «viktigere» ting enn administrative oppgaver. 

ABC Transport AS har dermed besluttet at dette er noe de ønsker å benytte seg av videre – og de beholder dermed det digitale styringssystemet.

Mer informasjon?

At ABC Transport AS hadde høy grad av manuelle rutiner viste seg å være én av fire hovedutfordringer for bedriftens lønnsomhet. Les gjerne mer om de tre andre hovedutfordringene; bilregnskap, prising av oppdrag, eller utskiftingstakt av bilpark.

Du kan også se referansecase – transport for en helhetlig oversikt over dette caset.