Kjennskap og innsikt til lovpålagte forpliktelser

Den som driver en eller annen form for en bedrift må ha kjennskap til, samt ha evnen til å innrette seg etter de ulike juridiske lover og forpliktelser som gjelder for din type drift.

Det gjelder bla. lov om regnskap, krav som følger med å ha ansatte m.m. Fra tid til annen forekommer det endringer i disse lovene, så her er det viktig å henge med for deg som næringsdrivende frisør.

samarbeid med din regnskapsfører

Et tett samarbeid med din regnskapsfører kan være lurt. Vi har kunnskap og oversikt over gjeldende krav og endringer innenfor aktuelle lover og regler. Likevel er det viktig at du har kontroll og innsikt i dette selv også for din egen del, for det er til syvende og sist du som daglig leder som er ansvarlig for å følge regelverket. 

En viktig endring som trer i kraft til nyåret er nye krav i kassaloven. Dette har ført til at en del frisørsalonger har oppgradert eksisterende kassasystem, eller har måtte investere i nytt kassasystem.Les mer om spørsmål og svar om kassasystemer på skatteetatens sider. 

Kravene ble fastsatt 18.12.2015, og trådte i kraft for tilbydere av kassasystem fra 1.1.2017. For deg som næringsdrivende frisør er siste frist for å oppfylle kravene 1.1.2019.Overgangsperioden på 2 årer dermed nå i ferd med å løpe ut.

Har du kassasystem som tilfredsstiller 2019 kravene?

Dersom du har kjøpt kassasystem/apparat etter 1.1.2017 skal ditt kassasystem være i tråd med de nye forskrifter. Er du i tvil anbefaler jeg deg å ta kontakt med din system-/kassaleverandør, de er ekspertene og kan mest om sine systemer.

Ifølge lovkravene skal alt kontantsalg registreres og dokumenteres ved bruk av kassasystem som har en produktærklæring fra leverandøren. Nedenfor har jeg listet opp noen punkt om hva produktærklæringen innebærer. Jeg anbefaler deg likevel å lese mer detaljert om dette på skatteetatens sider 

• Salgs-kvittering: det skal ikke være mulig å avslutte et salg uten at systemet skriver ut en salgs-kvittering til kunden. Elektronisk kvittering er også tillatt, men det må likevel være mulighet for å skrive ut kvittering i papirform. Systemet skal ikke gi mulighet til å skrive ut mer enn en kopi per kvittering.
• Krav om innhold til X- og Z-rapporter: disse skal inneholde detaljerte opplysninger om de ulike kontant salgene. Det gjelder også alle andre transaksjoner som er gjort i kasse. Eventuelle korrigeringer av kontantsalg skal også komme frem i rapport.  
• Elektronisk journal skal oppbevares i Norge.
• F.o.m jan. 2019 kan bedriften risikere et overtredelsesgebyr på kroner 11 300,- dersom kassasystemet ikke oppfyller lovkravene.
• På kvitteringer fra bankterminal som ikke er integrert mot kasse skal det stå tydelig merket IKKE KVITTERING FOR KJØP. Kassasystemet skal også oppgi hvordan kontantsalget er gjort opp. 

Optimaliser kassasystemet

I løpet av de siste årene har det dukket opp flere nye leverandører av kassasystem, en del er gjerne spesialtilpasset og skreddersydd for velvære-bransjen. Mange av systemene gir en detaljert og innholdsrik oversikt over frisørsalongens inntekt på ulike nivå. Som for eksempel omsetning per time, per ansatt etc. Dessuten har systemene en rekke tilleggsfunksjoner som for eksempel timebestilling, rebooking påminnelse og SMS varsel til kunder. Dette er verdifulle funksjoner som bidrar til en langt mer effektiv hverdag for din frisørdrift. Ønsker du å optimalisere systemets effektivitet kan det integreres mot regnskapssystemet. Ta gjerne kontakt med meg dersom du ønsker å vite mer, eller ønsker en slik integrasjon. 

Når du skal du investere nytt kassasystem eller bytte kassasystem leverandør, er det ikke alltid lett å vite hva som er det mest riktige valg av kassasystem for din frisørsalong. Ofte er det gjerne slik at en blir blendet av leverandørenes overskrifter og priser. Her er det viktig å finne ut hvilke behov din salong vil ha, og i hvilken grad eventuelle fordyrende tilleggsfunksjoner din salong vil ha nytte av. Og det viktigste av alt, om systemet blir utnyttet maksimalt av deg og dine ansatte!

Vær grundig!

Ta en grundig research når du henter inn informasjon fra de ulike kassasystem leverandørene. Min anbefaling er at du tar deg tid til å sammenligne kassasystemene. Les hele teksten (også det med liten skrift). Anbefalinger og erfaringer fra andre frisører kan være til god hjelp, samtidig er det viktig å tenke over forskjellene som blant annet størrelse på salong, antall ansatte m.m. Frisørsalongene har gjerne ulike preferanser, behov, arbeidsmetoder etc.

Et kassasystem som er tilpasset din frisørsalong

Her er det viktig å være klar over de ovennevnte forskjellene hos frisørsalongene, siden en liten salong sammenlignet med en større salong vil gjerne ha ulike behov.

Min anbefaling er å vurdere de ulike kassasystemene og leverandørenes tilbud utifra din frisørsalongs behov. Begynn med å sette opp en liste over dine krav og ønsker til kassasystemet. På grunnlag av dette kan det være lurt å sende ut mail/ringe de ulike leverandørene hvor du ber om pristilbud på kassasystem løsningen.

La dine ansatte delta i beslutningsprosessen

Når du skal skissere opp en forespørsel på et tilbud, kan det være greit å starte med det som er helt grunnleggende. Jeg liker veldig godt Lean endrings-strategi hvor du kan stille en rekke relevante spørsmål, som kan bidra til et svar på en eller annen problemløsning. Selv om dette er en strategi som benyttes i forbindelse med endringer, kan det likevel være et nyttig verktøy ved investering av nytt kassasystem. Gjennom spørsmålene vil du/dere bli mer bevisst på hvilken type kassasystem og funksjoner som er mest riktig for deg og  dine medarbeidere. Når du inkluderer dine ansatte med i denne beslutningsprosessen, kan det føre til at de får større interesse og kunnskap omkring kassasystemet som du investerer i. Noe som selvfølgelig er positivt for frisørsalongens drift. 

Spørsmål fører gjerne til økt bevisstgjøring, ny kunnskap og sannsynligvis mer korrekte avgjørelser for din frisørsalong på lang sikt.

Under er noen eksempler på spørsmål som du og dine ansatte kan benytte i denne forbindelse.

• Hvilken informasjon og nytte ønsker du å få ut av systemet?
• Hvilken nytte gir informasjonen meg? Er informasjonen relevant for oss?
• Kommer vi til å utnytte det maksimalt? 
• Har jeg som frisøreier, eller medarbeiderne interesse og grunnlag/interesse til å benytte de ulike funksjonene?
• Kan leverandøren i tilfelle skreddersy et kursprogram om kassasystemet for din salong?
• Pris på de ulike systemene? (hva er den totale kostnaden pr. år)
• Hva vil det koste for vår frisørsalong, inklusiv eventuelle tilleggsfunksjoner?

Ta en runde og diskuter med dine ansatte, og definer relevante spørsmål for deres frisørdrift. Svarene på spørsmålene vil etter hvert kunne bidra til å finne frem til en kassaløsning som er skreddersydd for din frisørsalong.  

Inkludering bidrar til positiv bedriftskultur

Inkludering omkring frisørsalongens drift kan bidra til en positiv bedriftskultur og mer selvgående medarbeidere. Den positive effekten av dette vil gi resultater i trivsel og mer produktive medarbeidere. Summen av dette fører til en langt mer konkurransedyktig frisørsalong, større kundevekst og derav økonomisk vekst!

Har du økonomiske spørsmål omkring din frisørsalongs drift, juridiske forpliktelser eller regnskapet. Ta gjerne kontakt med meg. Frisør-økonomen er ikke bare opptatt av tall, lovverket og formaliteter. Som tidligere frisøreier er jeg opptatt av hva som ligger til grunn bak alle tallene, dvs. din frisørsalong inntekter og kostnader. Husk at små justeringer kan føre til økt overskudd!

Vi snakkes!

/Frisør-økonomen – Bente