Bilde av Stig Morten Nygård
Stig Morten Nygård Daglig leder smn@hagland.com 52 70 12 99 911 88 660
Lillian Grønnestad Nestleder og autorisert regnskapsfører lg@hagland.com 52 70 12 73 906 72 722
Besøksadresse Smedasundet 97B 5525 Haugesund
Postadresse Postboks 98     5501 Haugesund
Åpningstider Man-fre: 08-16
Kontakt oss - vi svarer deg raskt
  • Dette feltet er for valideringsformål og skal stå uendret.

Slik gjør du regnskapsføringen mindre tidkrevende

Systematiser bilagene så tidlig som mulig, gjerne i et skybasert regnskapssystem.

De aller fleste som driver virksomhet må føre et regnskap. Regnskapet danner grunnlaget for de fleste lovpålagte oppgaver som du skal levere til myndighetene. Ryddige og gode rutiner rundt håndtering av bilag (dokumentasjon) vil legge til rette for at regnskapsføringen blir enklere og mindre tidkrevende. Vi vil her gjennomgå kravene til utgiftsbilag.

Uavhengig av om du selv fører regnskapet eller om du benytter regnskapsfører, gjelder samme krav til dokumentasjonen (bilag) som brukes som grunnlag for bokføringen i regnskapet ditt. Det er viktig å oppfylle bokføringsreglenes krav til bilag blant annet for å kunne dokumentere fradrag for kostnader og inngående merverdiavgift.

Det stilles bestemte krav til hvilken type informasjon et bilag skal inneholde. Et av de viktigste kravene er at dokumentasjonen skal være korrekt og fullstendig, og at det ikke skal være tvil om at bilaget har tilknytning til virksomheten din. Det er heller ikke lov til å endre dokumentasjon etter at den er laget.

Behandle utgiftsbilagene dine som verdipapir

For at du skal kunne trekke fra kostnader samt fradrag fra inngående merverdiavgift, må du legge fram dokumentasjon på dette. Kjøpsdokumentasjonen er derfor et verdipapir.

En faktura på 12500 kroner kan gi rett til fradrag på 2500 kroner i merverdiavgift og minst 2200 i skatt. Til sammen vil denne fakturaen kunne være verdt minst 4700 kroner og bør behandles deretter.

Hvilke krav gjelder for inngående faktura og annen kjøpsdokumentasjon?

Som kjøper har du krav på å få et korrekt utfylt utgiftsbilag. Denne dokumentasjonen er også selgers salgsdokumentasjon. For inngående faktura gjelder følgende krav:

  • Dato for salget
  • Fakturanummer
  • Selgers navn og organisasjonsnummer (+ bokstavene MVA dersom selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret)
  • Kjøpers firmanavn, samt adresse eller organisasjonsnummer
  • En klar beskrivelse av varen eller tjenesten som er levert
  • Tidspunkt og sted for levering av varen eller tjenesten
  • Pris med MVA spesifisert i norske kroner
  • Total pris
  • Frist for betaling (forfallsdato)

Ved kontantkjøp fra detaljist er det ikke nødvendig at selger oppgir kjøper hvis kjøpesummen er lavere enn 1000 kroner inkludert merverdiavgift, og varen eller tjenesten ikke er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse. Hvis kjøpers navn ikke er oppgitt på bilaget, må kjøperen påføre formålet, og dokumentasjonen skal dateres og signeres.

Om en ansatt i virksomheten har lagt ut for et kjøp, gjelder ikke beløpsgrensen på 1000 kroner. I slike tilfeller må den ansatte dokumentere kjøpet og forklare formålet. Dokumentasjonen må dateres og signeres og det må påføres hvilket firma det er utlegg for. Det finnes gode systemer / apper som hjelper med dette. Kontakt oss gjerne.

Hva er eksempler på dokumentasjon som ikke er god nok?

Eksempler på dokumentasjon som ikke er god nok er:

  • Ordrebekreftelse
  • Purringer
  • Inkassokrav / Inkassovarsel
  • Ufullstendige (bilder av) kvitteringer

Dersom kjøpsdokumentasjonen ikke inneholder nok opplysninger, kan det være behov for å underbygge denne med sekundærdokumentasjon. Eksempelvis kan fakturaspesifikasjonen «Salg i henhold til avtale», som i seg selv ikke er en klar beskrivelse, kreve at selve salgsavtalen blir knyttet til som utfyllende dokumentasjon. Denne avtalen blir da også en del av den primære dokumentasjonen, og må oppbevares deretter.

Systematisering av dokumentasjon

Et systematisert grunnlag vil gjøre regnskapsføringen enklere og mindre tidkrevende. Vi anbefaler derfor å fortløpende ta vare på korrekt dokumentasjon, fortrinnsvis ved å motta alle faktura i ditt regnskapssystem, og å laste opp / registrere andre bilag / utlegg underveis.

Alternativt kan du systematisere bilagene i en perm med skillekort for å skille ulike bilagstyper. Sortér bilagene så snart du får dem, slik at du har kontroll og oversikt og at det blir enkelt å bokføre når du eller regnskapsfører skal gjøre det.

Mer informasjon

Du finner mer om temaet hos Altinn (Krav til bilag, Krav til regnskapet) og hos Skatteetaten (Kontorarbeid og regnskapsføring – tips og råd).