Rapportering av ytelser fra forretningsforbindelser
Fra 2019 av må arbeidsgiver innrapportere gaver, rabatter, bruk av bonuspoeng på fly/hotell mv. Her finner du forslag til rutine og skjema for intern rapportering i bedriften.
Hvilke fordeler omfattes?
De nye innrapporteringskravene pålegger arbeidsgivere å innrapportere fordeler som ansatte får fra forretningsforbindelser mv. Dette vil omfatte typisk private fordeler i form av:
- Gaver
- Rabatter ved kjøp av varer eller tjenester
- Deltakelse på turer
- Arrangementer som konserter, forestillinger, idrettsstevner, golfkurs mv
- Privat bruk av bonuspoeng og lignende kick-backs opptjent i arbeid
Dette vil innebære en god del administrativ oppfølging, både i forhold til rapportering fra de ansatte, verdsettelse av den enkelte fordel, registrering i lønnssystem, avstemming, dokumentasjon og rapportering.
I tillegg påføres arbeidsgiver arbeidsgiveravgift på verdien, uansett om arbeidsgiver har hatt mulighet til å påvirke om arbeidstakeren skulle kunne nyte godt av fordelen eller ikke. Arbeidstaker må dessuten være oppmerksom på at ytelsen vil bli skattlagt, og med gjennomføring av skattetrekk.
Rutine for håndtering i bedriften
Arbeidsgivere bør utarbeide rutiner for hvordan arbeidstakere skal informere arbeidsgiveren, og hvordan dette skal håndteres videre frem mot innrapportering. Det er arbeidsgiver som må ta stilling til om en ytelse er skattepliktig og i så fall også innberetningspliktig. I de fleste tilfeller er arbeidsgiver avhengig av opplysninger fra den ansatte og/eller tredjeparten for å kunne foreta korrekt rapportering.
Nedenfor finner du et forslag til intern rutine utarbeidet av Regnskap Norge, som kan bearbeides og tilpasses bedriften. Det er viktig at det informeres godt om dette til alle ansatte, og at dette kan dokumenteres i ettertid. I tillegg har Regnskap Norge laget et skjema for rapportering fra arbeidstaker til arbeidsgiver, som kan brukes når fordel er oppnådd.
Sanksjoner
Dersom arbeidsgiveren har gjort det som med rimelighet kan forventes for å sørge for at ansatte og tredjeparter gir de nødvendige opplysningene, skal arbeidsgiver ikke bli møtt med sanksjoner dersom arbeidstaker unnlater å informere om bruk av rabatter eller mottatte ytelser.
For å unngå ansvar er det en forutsetning at arbeidsgiver har utarbeidet klare retningslinjer for de ansattes forpliktelser, som er formidlet til arbeidstakerne.
